Trong quá trình học tập và làm việc, chắc hẳn không ít lần mỗi người trong chúng ta đều có những khoảng thời gian bị trôi qua một cách vô ích. Chính vì vậy, trau dồi kỹ năng quản lý thời gian là một điều vô cùng cần thiết và hữu ích dành cho bạn. Cùng UMT tìm hiểu thêm nhé!
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là một trong các kỹ năng quan trọng trong quá trình học tập, làm việc và trong cuộc sống thường ngày. Nếu phải thường xuyên lo lắng “rượt đuổi” thời gian, cuộc sống luôn bị xoay vòng mất kiểm soát, bạn sẽ trở nên mệt mỏi nếu không biết cách sắp xếp và quản lý thời gian theo một cách phù hợp.
Vai trò của việc quản lý thời gian
- Giúp tăng năng suất, hiệu quả làm việc.
- Giúp giảm bớt áp lực và căng thẳng.
- Giúp thêm thời gian để làm những việc yêu thích.
- Giúp hạn chế những thói quen xấu.
Những kỹ năng quản lý thời gian cần phải có
Xác định mục tiêu rõ ràng
Khi xác định được mục tiêu, bạn sẽ biết được bản thân cần phải làm những gì. Bạn cần phải lên lịch trình, kế hoạch cụ thể thời điểm sẽ hoàn thành mục tiêu. Chỉ khi đó bạn mới làm chủ được quỹ thời gian của bản thân và không để thời gian trôi qua lãng phí.
Liệt kê những việc cần làm
Sau khi đã xác định được mục tiêu lớn, bạn cần phải liệt kê những công việc cần thực hiện để có thể đạt được mục tiêu lớn đó. Bạn cần lập ra bảng liệt kê chi tiết, kèm theo đó là tiến độ công việc để có thể đánh dấu và dễ dàng kiểm tra xem bản thân đã thực hiện đến đâu.
Sắp xếp công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên
Tiếp đến, bạn cần rà soát lại những việc cần làm thêm một lần nữa để kiểm tra xem công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào cần thực hiện sau. Điều này giúp bạn có thể thực hiện đúng hạn và kiểm soát được thời gian cũng như không bỏ sót công việc cần phải làm.
Tổng kết công việc
Bạn cần tạo cho bản thân thói quen tổng kết công việc vào cuối mỗi ngày, cuối mỗi tuần hay cuối mỗi tháng. Qua đó sẽ giúp bạn biết được những gì mình đã làm được và chưa làm được, liệu bản thân có thực hiện được hết những công việc đã đề ra theo kế hoạch hay chưa. Từ đó giúp bạn rút ra kinh nghiệm cũng như có kế hoạch làm việc phù hợp sắp tới.
Một số phương pháp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Tránh những yếu tố gây xao nhãng
Có khi nào mà bạn mải mê lướt Facebook, xem Tiktok, chơi game... đến quên mất công việc cần làm? Đây chính là những thứ khiến bạn xao nhãng và mất rất nhiều thời gian. Chính vì vậy, trong lúc làm việc, bạn hãy để điện thoại ra xa, tắt những tab không liên quan để có thể tập trung vào công việc một cách tốt nhất.
Tránh ôm đồm nhiều việc cùng lúc
Trước khi bắt đầu một công việc nào đó, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau:
- Công việc này liệu có phù hợp với bạn hay không?
- Bạn có đủ thời gian để làm công việc này hay không?
- Công việc này có đúng với mục tiêu của bạn đã đề ra hay không?
Nếu câu trả lời là “Có” cho cả ba câu hỏi trên, lúc này bạn hãy nhận nhiệm vụ và bắt tay vào thực hiện công việc đó. Ngược lại, nên mạnh dạn từ chối.
Có thời gian giải lao
Bạn không nên làm việc liên tục trong nhiều giờ liền mà hãy để thời gian cho bộ não và cơ thể được tạm nghỉ sau khoảng thời gian nhất định. Điều đó sẽ giúp cơ thể được thư giãn, ngoài ra còn có thể tăng khả năng sáng tạo và làm việc một cách hiệu quả hơn.
Tận dụng công nghệ để quản trị thời gian
Bạn nên lựa chọn cho bản thân công cụ để quản lý thời gian và theo dõi công việc để đạt được kết quả cao nhất. Một số ứng dụng, phần mềm có thể kể đến như: Google Calendar, Timely, Workflow, Toggl, MyLifeOrganized...
Áp dụng ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower chia công việc thành 4 nhóm dựa trên mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng.
- Đối với công việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp: Bạn nên bắt đầu thực hiện ngay. Chẳng hạn xe của bạn sắp hết nhiên liệu, chuẩn bị cho bài luận vào cuối tuần này...
- Đối với công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Bạn nên lập kế hoạch để thực hiện. Đây thường là những việc không có mốc thời gian cố định nhưng vẫn mang tính quan trọng trong mục tiêu dài hạn.
- Đối với công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng: Đối với công việc này, bạn nên học cách từ chối, đề xuất giao những việc đó cho người phù hợp và có khả năng làm tốt hơn bạn.
- Đối với công việc không quan trọng, cũng không khẩn cấp: Việc của bạn đơn giản là loại bỏ những việc này hoặc tiết chế phù hợp trong trường hợp đó là những việc giúp bạn thư giãn sau giờ làm việc, học tập căng thẳng.
Hy vọng thông qua bài viết này của UMT, bạn có thể tìm được cho bản thân phương pháp cũng như kỹ năng quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất để có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.
Có thể bạn muốn xem
Kỹ năng thuyết trình rất quan trọng khi bạn làm việc trong hầu hết mọi ngành nghề hay lĩnh vực cuộc sống. Kỹ năng này giúp truyền tải thông tin đến người nghe một cách rõ ràng, ngắn gọn và thuyết phục nhất. Vậy kỹ năng thuyết trình cần được rèn luyện như thế nào, hãy cùng UMT khám phá qua bài viết dưới đây nhé!
Với xu hướng hiện nay, làm việc theo nhóm là điều bắt buộc trong hầu hết các tổ chức và giúp chúng ta hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Kỹ năng làm việc nhóm là một kỹ năng quan trọng để thành công trong môi trường làm việc chuyên nghiệp đang có nhịp độ nhanh ngày nay.
Hiểu được kỹ năng mềm là gì, bạn sẽ luôn biết cách đối phó và xử lý tình huống trong cuộc sống. Không chỉ cần thiết với những người đã đi làm mà tầm quan trọng của kỹ năng mềm với sinh viên đòi hỏi các bạn cần trau dồi, rèn luyện ngay từ bây giờ. Bạn đã sẵn sàng gặt thành công với kỹ năng mềm chưa?
