KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ NHỮNG YẾU TỐ ĐỂ NÂNG CAO KỸ NĂNG QUAN TRỌNG NÀY

Trong thời buổi kinh tế thị trường phát triển, nếu chỉ có kiến thức mà không có kỹ năng giao tiếp tốt với những người xung quanh, bạn không thể phát triển được bản thân. Bởi vì kỹ năng giao tiếp giúp mang lại sự hợp tác thuận lợi trong công việc cũng như sự giao lưu trao đổi kiến thức được hoàn thiện hơn. Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Trường đại học Quản lý và Công nghệ TP.HCM (UMT) để hiểu hơn về kỹ năng giao tiếp nhé!  

Khái niệm kỹ năng giao tiếp 

Giao tiếp là hoạt động hàng ngày của mỗi người, là phương tiện giúp mọi người trao đổi và truyền đạt thông tin cho nhau. Kỹ năng giao tiếp là khả năng con người sử dụng ngôn ngữ lời nói, chữ viết hoặc hình thể để diễn đạt những thông tin, quan điểm, ý kiến của bản thân một cách rõ ràng và thuyết phục nhất có thể để nhằm thúc đẩy được hiệu quả giao tiếp hai chiều. 

Các hình thức giao tiếp 

Hiện nay, có rất nhiều hình thức giao tiếp, phổ biến là các hình thức sau: 

Giao tiếp trực tiếp với nhau bằng lời nói 

Đây là việc mọi người trực tiếp ngồi đối mặt với nhau để trình bày quan điểm của mình và lắng nghe ý kiến của đối phương. Với hình thức giao tiếp này, đòi hỏi người giao tiếp phải có phong thái và kỹ năng nói tự tin để đạt được thành công trong công việc, cuộc sống. 

Giao tiếp qua email  

Là việc soạn thảo những nội dung cần trao đổi bằng văn bản rồi gửi cho đối phương bằng hình thức thư điện tử. Hình thức giao tiếp này thường áp dụng trong công việc kinh doanh đòi hỏi phải ký kết các hợp đồng hoặc trao đổi những thông tin quan trọng, mang tính quyết định. 

Giao tiếp qua điện thoại  

Là hình thức giao tiếp áp dụng khi hai bên giao tiếp có khoảng cách về địa lý và công việc cần trao đổi đơn giản không bắt buộc phải gặp mặt. 

Giao tiếp qua tin nhắn 

Đây cũng là một hình thức soạn thảo nội dung giao tiếp rồi trao đổi cho nhau, nhưng với hình thức là nội dung văn bản nhỏ và đơn giản. 

Trong công việc, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò gì? 

Mọi công việc trong cuộc sống đều đòi hỏi người thực hiện phải có kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là những công việc thường xuyên phải tiếp xúc khách hàng và đối tác như: nhân viên kinh doanh, nhân viên tư vấn, nhân viên chăm sóc khách hàng, chuyên viên thực hiện việc đấu thầu, thương thảo... Kỹ năng giao tiếp đòi hỏi cao hơn đối với vị trí làm việc cao như lãnh đạo, quản lý, trưởng phòng.

Khi có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ dễ dàng tạo được mối quan hệ, sự tin tưởng và ấn tượng mạnh với khách hàng, từ đó đạt hiệu quả công việc và cơ hội nghề nghiệp được rộng mở hơn. Người có kiến thức chuyên môn nhưng kỹ năng giao tiếp thiếu tự tin sẽ dễ đánh mất cơ hội việc làm tốt trong xã hội ngày càng nhiều.

Việc không có kỹ năng giao tiếp tốt khiến bạn khó hòa nhập với đồng nghiệp và môi trường làm việc cạnh tranh hiện nay. Vì kỹ năng giao tiếp chính là cầu nối để thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm của một tập thể, từ đó giúp mọi người làm việc nhiệt huyết và đạt hiệu quả cao hơn.

Như vậy, nếu có kỹ năng giao tiếp tốt, cuộc sống và công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn, đem đến cho bạn nhiều cơ hội tốt hơn.

Các yếu tố giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp 

Để nâng cao kỹ năng giao tiếp, bạn cần chú ý đến các yếu tố sau: 

- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp: Đây là yếu tố đầu tiên để lại ấn tượng cho đối phương khi giao tiếp. Trong khi giao tiếp, bạn cần chú ý đến dáng đứng, dáng ngồi, ánh mắt hay biểu cảm của gương mặt để có thể để lại ấn tượng tốt cho người đối diện. Do đó, bạn cần điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp như việc đứng thẳng hướng về phía đối phương, mắt luôn nhìn họ khi nói chuyện, mỉm cười hoặc gật đầu thể hiện quan điểm đồng tình với ý kiến của đối phương, không nên ngồi im nhìn xuống bàn hay dùng tay chỉ trỏ khi nói chuyện... 

- Giọng nói tự tin và quyết đoán khi giao tiếp: Giọng nói thể hiện sự tự tin của bạn khi giao tiếp. Bạn cần phải luyện tập việc nói lớn, nhanh và dứt khoát khi giao tiếp để thể hiện sự tự tin của bản thân khi thực hiện công việc. Khi nói, bạn ngẩng cao đầu và nói rõ ràng, khẳng khái để khách hàng có thể đặt niềm tin vào bạn. 

- Không nói lòng vòng: Phải trả lời một cách thẳng thắn và trực tiếp vào vấn đề được hỏi để thể hiện sự tự tin và tôn trọng với câu hỏi của đối phương. Bạn cũng nhớ thực hiện tương tự như vậy khi trình bày hay chia sẻ một vấn đề nào đó. 

- Tìm hiểu và ghi nhớ tên của người giao tiếp với mình: Việc nhớ tên và gọi một cách thân mật giúp bạn tạo được thiện cảm tốt và thể hiện sự tôn trọng khi giao tiếp với đối phương. 

- Biết cách lắng nghe: Việc lắng nghe người khác nói sẽ giúp bạn cải thiện được kỹ năng giao tiếp nhờ sự học hỏi người khác cách giao tiếp và tạo được mối quan hệ gắn kết với người nói. 

- Điều khiển cảm xúc của bản thân: Giao tiếp là sự cho nhận giữa hai bên chủ thể hoặc nhiều hơn, vì vậy bạn cần làm chủ cảm xúc của bản thân và thấu hiểu cảm xúc của người nói đối diện để dễ dàng đạt được mục đích giao tiếp. 

- Chọn lọc từ ngữ: Bạn cần sử dụng từ ngữ phù hợp với đối tượng, ngữ cảnh và nội dung trong quá trình giao tiếp để người nghe dễ hiểu và dễ dàng thuyết phục họ đạt được mục đích giao tiếp. 

Các sai lầm cần tránh trong giao tiếp 

Bên cạnh những yếu tố để nâng cao giao tiếp, bạn cũng cần biết và sửa những sai lầm hay gặp phải trong giao tiếp như: 

- Không kiên nhẫn lắng nghe người khác nói, thường xuyên ngắt lời họ dù có hay không xin phép. Khi buộc phải ngắt lời, hãy dùng câu “xin lỗi” hay “xin phép” trước khi nói. 

- Thường xuyên thể hiện thái độ chê bai, nói xấu hay phán xét chuyện của người khác. 

- Trình bày vấn đề một cách ngập ngừng hoặc vòng vo không đi vào chủ đề chính. 

- Thói quen khoanh tay khi giao tiếp hay khi người khác nói thì cắn móng tay hoặc thường xuyên xem đồng hồ. 

- Nhìn chằm chằm vào người nói, nheo mắt và cười không chân thật với câu chuyện của họ. 

- Ngáp ngủ, gãi đầu và các cử động thể hiện sự không tập trung, không tôn trọng người nói khi giao tiếp. 

- Nói những câu chuyện đối phương không muốn nghe, chạm vào lòng tự ái của họ. 

- Quá tự tin khi giao tiếp, thường xuyên dùng đại từ “tôi” và khen ngợi bản thân quá nhiều. 

- Nói vấn đề đi xa chủ đề mà mọi người đang đề cập. 

- Thì thầm, nói chuyện riêng với người khác trong một tập thể đông người. 

- Không nhớ tên đối phương khi giao tiếp, mặc dù đã giới thiệu tên. 

- Thể hiện thái độ cáu gắt, lo lắng hay quá vui vẻ khi giao tiếp. 

Khi phỏng vấn việc làm, thể hiện kỹ năng giao tiếp sao cho đúng? 

Thường khi đi phỏng vấn xin việc làm, kỹ năng giao tiếp là một trong những căn cứ để nhà tuyển dụng đánh giá, lựa chọn nhân viên cho công ty. Vì vậy, hãy thể hiện kỹ năng giao tiếp cơ bản khi phỏng vấn như sau: 

- Chào hỏi, trả lời lịch sự, chuyên nghiệp các câu hỏi của nhà tuyển dụng từ khi nộp hồ sơ ứng tuyển (bắt buộc phải trả lời xác nhận với lời mời phỏng vấn). 

- Khi đến phỏng vấn mặt phải tươi tắn và tự tin. 

- Chuẩn bị sẵn các nội dung giới thiệu bản thân một cách ấn tượng, khi giới thiệu phải thể hiện sự tự tin. 

- Khi phỏng vấn phải trả lời đúng câu hỏi của nhà tuyển dụng, tránh nói lan man hay hỏi lại câu hỏi. 

- Hãy chuẩn bị trước câu hỏi dành cho nhà tuyển dụng, nhớ đặt những câu hỏi hợp lý liên quan đến công việc cũng như công ty mình ứng tuyển. Điều này vừa giúp bạn khai thác được thông tin của nhà tuyển dụng, vừa gây ấn tượng tốt. 

- Luôn giao tiếp bằng mắt, âm lượng giọng nói vừa phải, đủ nghe, rõ ràng và kết hợp với ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp với người phỏng vấn. 

- Chào (hoặc bắt tay) và cảm ơn người phỏng vấn sau khi kết thúc buổi phỏng vấn. 

- Gửi thư qua email cảm ơn nhà tuyển dụng hoặc người phỏng vấn đã tạo cơ hội cho bạn được tham gia buổi phỏng vấn và học hỏi nhiều điều về công ty. 

Những kỹ năng giao tiếp đã đề cập trong bài viết trên sẽ giúp các bạn phát triển bản thân và mở rộng cơ hội việc làm. Để nâng cao kỹ năng giao tiếp, mỗi người có thể tự học và điều chỉnh bản thân mỗi ngày. Với những lợi ích mà kỹ năng giao tiếp đem lại, bạn còn chần chờ gì mà không dành thời gian để rèn luyện bản thân mỗi ngày. Trường Đại học Quản lý và Công nghệ TP.HCM (UMT) luôn chú trọng đào tạo kiến thức và kỹ năng giao tiếp để sinh viên ra trường có một nền tảng vững chắc, tự tin tìm kiếm việc làm.